حل مشکل ارتباطات با همکاران در وضعیت آماده باش

وقتی از مسئولین جامعه سوال شود در ارتباط با بحران سوال شود خواهند گفت  در طی یک بحران، ارتباطات مشکل بسیار بزرگی ست. منظور از ارتباطات یک اصطلاح وسیع است که مشکلات متعددی را شامل میشود. آیا این مشکلات شامل خطوط تلفن و برج های آنتن دهی آنهاست؟ آبا دریافت و پخش اطلاعات در مواقع اضطراری مشکل است؟ آیا این ارتباطات را باید مردم به عهده بگیرند؟  این ارتباطات چه کمکی می کند؟

سوال اصلی که پیش می آید این است که ما چگونه با این مسائل روبرو شویم، به آرامی شروع کنیم و با تمرکز، یک راه حل برای ارتباطات پیدا کنیم. 

دفتر اورژانس شهر نیویورک (OEM) نقش یک همکار برای رفع مشکل ارتباطی در مترو شهر نیویورک را پذیرفته است. این یک بستر سازی برای آماده سازی کارکنان، ارایه خدمات و توسعه سیستم ارتباطی مورد اعتماد در هنگام وقوع حملات فاجعه بار است. این دفتر برای تبدیل شدن به شریک در وقت بحران پنج شاخص فعالیت را ( سه مورد ضروری و دو مورد اختیاری) رعایت می کند. تا بحال OEM توانسته است این آیتم ها را در سازمان مترو  رعایت کرده و در نهایت یک ارتباط خوب را  تشکیل دهد.

سه شرط ضروری شامل موارد زیر است:

  1. ارتباط باید به صورت همیشگی باشد. این کار با تشکیل سامانه NYC و عضویت اعضا درآن صورت می پذیرد. این سامانه یک سامانه اطلاع رسانی در زمان اورژانس میباشد.
  2. آمادگی. راه اندازی و تست مراحل " تماس با ما " و اطلاع رسانی
  3. ارسال پیامک های آماده باش. با استفاده ار تمام سامانه های پیام رسانی این پیامک برای تمام اعضا ارسال می شود.

 

برای ایجاد یک روند تسهیل شده OEM پیام های از پیش تعیین شده ای را برای هر فعالیت در نظر می گیرد که برای اعضا ارسال می کند. با استفاده از  این روش مردم زیادی اطلاعات یکسانی دریافت کرده و در موقع حمله یک عملکرد مناسب ایجاد می کنند. دو شرط اختیاری دیگر برای ایجاد یک دفتر همکاری در آماده باش وقت بحران شامل موارد زیر است.

  1. تاکید بر رعایت اصول ایمنی  کار و ایجاد استاندارد های رفاهی کارکنان و خانواده آنها.
  2. بدست آوردن ابزار و منابع مورد نیاز ذخیره سازی صحیح و آماده سازی برای همه نوع شرایط بحران
  3. دریافت به روز رسانی های اضطراری
  4. در معرض نمایش قرار دادن قرارداد همکاری بین OEM و سازمان مربوطه